Nel lungo percorso che ha contraddistinto la digitalizzazione, quello attuale è il periodo più florido e intenso, poiché la centralità e la pervasività del digitale offre alle aziende numerosi vantaggi e altrettante frecce all’arco che conduce le imprese verso il successo.

Essendo nella fase della digitalizzazione aziendale più avanzata mai vista finora, grazie alla rapida e costante evoluzione tecnologica, per ogni impresa è possibile misurare l’impatto delle tecnologie utilizzare e quindi i benefici indotti dall’aver imboccato la strada della digitalizzazione a tutti i livelli. Perché a differenza del passato, dall’amministratore delegato all’ultimo neoassunto, adesso l’intero organico aziendale è consapevole dell’importanza e dell’efficacia dei processi aziendali digitalizzati, come pure della necessità di affinare i passaggi che li governano.

Quanto detto finora delinea come l’interrogativo che ricorre oggi nei corridoi e tra le scrivanie non sia più se scegliere o meno la digitalizzazione dei processi aziendali, diventata una mossa obbligatoria per le imprese più radicate nel tempo. Un pensiero che non riguarda le aziende più giovani, native digitali proprio per essere competitivi e saper rispondere alle sfide imposte dai repentini cambiamenti di un mercato in continua trasformazione. Ma cosa significa, nel concreto, la digitalizzazione dei processi aziendali? Quali sono i vantaggi che assicura? E come avviene la digitalizzazione di un’azienda?

Cos’è la digitalizzazione dei processi aziendali

La digitalizzazione dei processi aziendali è una diretta conseguenza dello sviluppo tecnologico, in quanto, come successo tante volte nella storia dell’essere umano, nuovi strumenti e risorse differenti rispetto a quelle tradizionali assicurano risultati migliori in confronto al passato. Contare su processi più performanti, semplificando e velocizzando i flussi di lavoro è, perciò, l’elemento più importante per un’azienda.

Ecco perché la digitalizzazione dei processi aziendali consiste nell’integrare tecnologie digitali in grado di ottimizzare l’operatività dell’impresa, incrementando le performance e rendendo più efficienti le operazioni. La digitalizzazione non è però un semplice aggiornamento tecnologico, bensì un percorso articolato che riguarda e muta l’intera azienda: processi, operazioni e dipendenti. Il nuovo assetto aziendale provoca, infatti, cambiamenti a livello organizzativo, manageriale e culturale. Oltre ai vantaggi pratici che approfondiremo più avanti, processi più veloci ed efficaci determinano una semplificazione delle attività aziendali e, quindi, un mutamento delle abitudini per i dipendenti.

La disponibilità di tecnologie ed elaboratori in grado di accelerare la gestione e l’analisi dei dati permette al dipendente di svincolarsi da attività meccaniche, spesso ripetitive, per acquisire un maggior peso decisionale all’interno delle dinamiche aziendali. Sfruttando la digitalizzazione dei processi, queste ultime diventano più agili e resilienti, offrendo una base ideale per centrare gli obiettivi prefissati e ampliare gli orizzonti del business.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi in azienda

Abbiamo più volte accennato a come la digitalizzazione dei processi aziendali sia garanzia di vantaggi per le stesse imprese, a prescindere dal settore in cui operino e dalle specificità delle stesse organizzazioni o dei mercati in cui sono attive. Per quanto di grado differente in riferimento all’impatto generato sulle aziende, possiamo individuare alcuni evidenti vantaggi riscontrati nel corso degli anni da aziende di diverse dimensioni e ambito di applicazione.

Il primo beneficio che si lega alla digitalizzazione aziendale è l’aumento dell’efficienza e della competitività. Sfruttare macchine, algoritmi e tecnologie di machine learning permette di ottenere migliori risultati in un breve arco temporale, regola base per spingere sulla produttività. Considerata, inoltre, l’ormai assenza di barriere geografiche in un mercato che è divenuto globale, poter essere più competitivi è il miglior biglietto da visita per il presente e il futuro di un’azienda.

Due punti di forza di ogni azienda sono la flessibilità e la scalabilità, due proprietà strettamente legate alle infrastrutture di Information Technology e agli obiettivi di business. Contrare su strumenti e tecnologie digitali permette di rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti e ai trend emergenti del mercato di riferimento, come pure una maggiore velocità per il time-to-market di nuovi servizi e funzionalità. Ad agevolare questi passaggi è la possibilità di migliorare la supply-chain, perché ottimizzare l’intera filiera produttiva consente di ridurre i passaggi e quindi il tempo necessario per reagire agli input esterni.

Digitalizzare i processi aziendali significa in primo luogo abbracciare soluzioni digitali e abbandonare strumenti ormai superati, come la carta. Se già questo è sinonimo di riduzione dei costi, oltre a una maggiore sensibilità ambientale, un’organizzazione flessibile al risparmio unisce quasi sempre una crescita dei ricavi. Con processi ottimizzati e nuove tecnologie che riducono tempi di applicazione, gli errori e gli sprechi, le entrate non possono far altro che salire.

L’economia digitale mette al centro i clienti con le loro esigenze, gli stakeholder aziendali, ma anche e soprattutto i dati e le informazioni che sono il motore che aziona la macchina produttiva. Va da sé, dunque, che i primi possono contare su una maggiore attenzione da parte dell’azienda, mentre i secondi sono consapevoli che l’intera attività organizzativa è votata a ottimizzare il successo e centrare gli obiettivi prefissati, cin evidenti ricadute sulle loro tasche.

Il cambiamento di abitudini e le diverse attività che coinvolgono i dipendenti possono aprire nuove opportunità di business per le imprese. Monitorare dati dettagliati relativi all’andamento aziendale è una prospettiva in grado di innescare la loro creatività, con l’arrivo di nuove idee che possono soddisfare o anticipare i desideri dei clienti, e quindi ampliare l’attività aziendale, diversificando le sue fonti di ricavi.

In cosa consiste il processo di digitalizzazione

Finora abbiamo esaminato i motivi che determinano l’esigenza della digitalizzazione dei processi aziendali e i conseguenti benefici che la digital trasformation garantisce alle imprese. Guardando gli aspetti concreti, però, cosa si intende per digitalizzare i processi? Come bisogna agire e come ci si deve interfacciare con le varie componenti presenti in azienda? Da questo punto di vista, va anzitutto chiarito che non esiste un percorso unico e definitivo per la digitalizzazione, anche perché ogni impresa opera in un ambiente diverso rispetto agli altri e contrassegnato da elementi tipici, spesso unici. Una certezza è che per attuare una trasformazione digitale bisogna agire con piccoli passi, mediante interventi graduali e la conseguente verifica dell’impatto sia a livello prestazione, sia a livello umano, guardando le reazioni dei dipendenti.

Quelle che fino al 2020 erano le pratiche aziendali più diffuse per realizzare un cambiamento radicale, hanno subito modifiche significative durante l’emergenza Covid-19 con la diffusione dello smart working. Un cambio di prospettiva di forte impatto per la maggior parte delle organizzazioni, chiamate all’improvviso a introdurre nuovi strumenti e modalità di lavoro per mantenere un alto livello di produttività, duplicando gli sforzi in ambito sicurezza a fronte dell’incremento di minacce avvenuto, appunto, con l’emergere del lavoro da remoto.

Tornando allo status quo, il processo di digitalizzazione ruota essenzialmente attorno a quattro pilastri. Il primo è la strategia digitale, determinante per capire in quale direzione si vuole muovere l’azienda. Il secondo riferimento è il modello di business, perché bisogna valutare come la strategia si adatta alle attività e agli obiettivi perseguiti dall’impresa. Il terzo aspetto concerne gli abilitatori, cioè le risorse utilizzate per mettere a punto il modello di business. Su tutti, infine, va considerata la tipologia di gestione che l’azienda vuole attuare per gestire la fase di cambiamento e raggiungere la meta prefissata.

Come implementare la digitalizzazione dei processi aziendali

Per quanto obbligata, la digitalizzazione dei processi aziendali è un percorso delicato che richiede tempo. È impossibile che sia altrimenti, del resto, quando si devono ridisegnare le dinamiche interne nell’ottica di un ruolo predominante dell’automazione (e così sarà sempre di più in futuro, con l’evoluzione dei sistemi di intelligenza artificiale).

Un modo efficace per implementare la digitalizzazione in azienda è partire dall’analisi di tutti i processi di business, ragionare sugli intoppi da superare e gli aspetti da affinare per ottenere un miglioramento. L’analisi deve, poi, essere allargata all’infrastruttura IT in uso per scovare le criticità da risolvere, ma anche passare in rassegna caratteristiche e peculiarità delle divisioni aiuta a focalizzare l’attenzione su eventuali problemi cui porre rimedio, come pure individuare le menti più e meno pronte verso la trasformazione digitale e quelle dotate di maggiore confidenza verso processi innovativi.

Questi sono aspetti decisivi per comprendere come muoversi e per stabilire il percorso da intraprendere, con un piano di lavoro dettagliato che sia in grado di coinvolgere manager e dipendenti. Perché ogni cambiamento deve essere condiviso, accettato e attuato con l’intera azienda protagonista.